Digitalisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit dem Kyocera Workflow Manager

Informationen und Daten werden zu erfolgskritischen Assets für den Geschäftserfolg von Unternehmen. Die Organisationen stehen heutzutage vor der Herausforderung, die zunehmende Menge an Informationen, Daten und Inhalten zu nutzen und auf möglichst effiziente Weise zu extrahieren und zu verarbeiten. Allerdings sind diese Informationen nicht immer einheitlich abgelegt. So kommt es oft vor, dass jeder Mitarbeiter ein eigenes Ablagesystem hat: Der eine bewahrt seine Rechnungen in Papierform in einem Ordner oder einem Ablagekorb auf, die andere hat diese digital auf einem Netzwerkordner oder in Outlook gespeichert – die Festlegung der Ordnerstruktur bzw. die Benennung der einzelnen Files erfolgt dabei meist auch individuell. Problematisch wird dies spätestens dann, wenn die Mitarbeiterin krankheitsbedingt ausfällt, in Urlaub fährt oder das Unternehmen verlässt. Dann ist die Frage „Wo ist denn noch mal die Rechnung aus dem März?“ oder „Was ist denn nun der letzte Stand dieses Angebots?“ für die Vertretung alles andere als trivial zu beantworten. 

Nicht nur die Mitarbeiter profitieren von einem schnellen Dokumentenzugriff, sondern auch der Kunde. So erwarten Kunden heute von Unternehmen eine schnelle Reaktionszeit bei Anfragen oder Beschwerden. Kann der Mitarbeiter nicht schnell weiterhelfen und muss erst langwierig den richtigen Vorgang hervorsuchen, droht der Kunde unzufrieden zu werden. Mit dem Kyocera Workflow Manager sind Mitarbeiter deutlich auskunftsfähiger, da sie alle Dokumente immer direkt im Zugriff haben. 

Zudem lassen sich mit der Software Workflows festlegen. So verringern Sie durch automatisierte Wiedervorlagetermine und Fristen die Wahrscheinlichkeit, dass bei der Bearbeitung eines Auftrags etwas vergessen, ein Fehler gemacht oder etwas nicht dokumentiert wird. Darüber hinaus können die Mitarbeiter mittels DMS jederzeit und unverzüglich alle Dokumente zu einem Auftrag aufrufen und dem Kunden Auskunft über den Bearbeitungsstand geben. So erlebt dieser einen schnelleren und besseren Service. 

Dies war für die ME Engineering GmbH ein wesentlicher Entscheidungsgrund für den Kyocera Workflow Manager. Das Unternehmen ist ein erfahrener Dienstleister für Engineering und Consulting der Prozessautomatisierung und EMSR-Technik (Elektro-, Mess-, Steuerungs- und Regelungstechnik) im industriellen Umfeld. Um eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, ist das Informationsmanagement für die ME Engineering GmbH von immenser Bedeutung. So gehören zu jedem Projekt bzw. jedem Geschäftsvorgang zahlreiche Informationen und Dokumente, die zwischen den verschiedenen Mitarbeitern ausgetauscht und bearbeitet werden. Dies beginnt bereits bei der Angebotserstellung, die aus zahlreichen Dokumentenarten besteht: Neben kalkulatorischen Unterlagen sind dies auch Zertifikate, Schriftverkehr, Projektinformationen, Kundenanforderungen oder sonstige Besonderheiten. Durch den Kyocera Workflow Manager stehen all diese Informationen digital im System zur Verfügung und können von den Mitarbeitern abgerufen werden: Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung und Verwaltungsaufgaben konnte man dadurch optimieren. 

Neben der Bereitstellung von Informationen unterstützt der Kyocera Workflow Manager die Mitarbeiter auch bei der täglichen Arbeit. Denn ob Verträge, Angebote oder Rechnungen – hinter jedem Dokument stecken in der Regel auch mehrere Arbeitsschritte. Laut Statista-Befragung verbringen Angestellte in Deutschland und Österreich zwischen ein bis zwei Stunden täglich mit der Dokumentenverarbeitung. Das wird bereits deutlich, schaut man sich einen täglichen Prozess wie die Rechnungsfreigabe an: Nach dem Erhalt des Rechnungsdokuments wird dieses für gewöhnlich in der Buchhaltung erfasst, an die Fachabteilung zur Prüfung weitergeleitet, ehe die Rechnung wieder an die Buchhaltung geht. Hier wird diese dann abgelehnt oder der Zahlungsprozess eingeleitet bzw. das Dokument archiviert. 

Mit dem Kyocera Workflow Manager lassen sich durch den integrierten Prozessdesigner diese Freigabeprozesse beschleunigen bzw. digital abbilden. Die Workflows in Ihrem Unternehmen lassen sich dabei ohne Programmierkenntnisse an die jeweiligen Anforderungen anpassen. Auch Urlaubsvertretungen können schnell festgelegt werden, sodass liegengelassene Rechnungen der Vergangenheit angehören. Zudem informiert die Software über den aktuellen Bearbeitungsstatus. So erhalten Sie die Kontrolle und können z. B. von Skonto profitieren. Ein Berechtigungsmanagement sorgt zudem dafür, dass natürlich nur autorisierte Mitarbeiter auf vertrauliche Dokumente Zugriff erhalten. 

Dadurch, dass die Mitarbeiter über den Kyocera Workflow Manager auf die für ihre Arbeit relevanten Dokumente Zugriff nehmen können bzw. Workflows einrichten, ist auch die Arbeit aus dem Home-Office problemlos möglich. So können die Angestellten in der Buchhaltung auch mobil Rechnungen buchen bzw. Freigabeprozesse anstoßen. 

Die vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verlangen von allen Unternehmen eine Archivierung steuerlich relevanter, elektronischer Dokumente nach bestimmten Vorgaben. So sind zum Beispiel elektronische Rechnungen im Originalformat und unveränderbar zu archivieren – das macht eine Lösung für digitales Dokumentenmanagement de facto unumgänglich. 

Der Kyocera Workflow Manager hilft durch die Implementierung von Zugriffsrechten und die Art der Speicherung von Dokumenten, die Anforderungen der Sicherheit und Unveränderbarkeit sowie der Vollständigkeit, Ordentlichkeit, Unverlierbarkeit und Auffindbarkeit zu erfüllen und somit für eine GoBD-konforme Archivierung zu sorgen. Nach Beendigung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht lassen sich die nicht mehr benötigten Dokumente in einem DMS löschen. Besonders praktisch: Das System erinnert automatisch an Löschfristen. 

Darüber hinaus vereinfacht ein DMS Betriebsprüfungen durch das Finanzamt. Denn die Mitarbeiter finden die relevanten Dokumente schnell oder ermöglichen dem Prüfer direkten Zugriff darauf. Eine Verfahrensdokumentation für die Rechnungsbearbeitung und -archivierung kann die Einhaltung der GoBD-Vorschriften zuverlässig und einfach nachweisen und somit den Prüfprozess wesentlich erleichtern und verkürzen. 

Ein schnelleres Finden von Informationen, eine bessere Unterstützung bei täglichen zeitaufwendigen Prozessen sowie eine gestiegene Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden oder Vorgesetzten bei Projektarbeiten: Das Arbeiten mit einer DMS-Lösung wie dem Kyocera Workflow Manger hat nicht nur unternehmerische Vorteile, sondern freut natürlich auch die Mitarbeiter, da ein DMS sie bei ihrer Arbeit optimal unterstützt. Vier von zehn Angestellten wünschen sich daher die Einführung einer Lösung, die das Arbeiten effizienter gestaltet. 

Ein wesentlicher Punkt, den vor allem kleine und mittlere Unternehmen bei der Auswahl einer DMS-Lösung berücksichtigen sollten, ist daher eine einfache Implementierung und Nutzerführung einer solchen Software. Durch das modulare Konzept ist der Kyocera Workflow Manager so gestaltet, dass Ihre Mitarbeiter sehr schnell mit ihm arbeiten können. Hierbei unterstützt auch die intuitive Nutzerführung: Dokumente gelangen entweder direkt über eine E-Mail-Anbindung in die Software oder können von Ihren Mitarbeitern per Drag & Drop in einem Vorgang abgelegt werden. Durch die hohe Anwenderfreundlichkeit und die an Windows 10 erinnernde Nutzeroberfläche ist der Schulungsaufwand sehr gering und die Software kann binnen wenigen Tagen genutzt werden. 

So nimmt die Software-Installation der Kyocera-DMS-Lösung nur wenige Stunden in Anspruch. Durch den modularen Aufbau lässt sich das System zunächst nur in einer Abteilung installieren. So stellen Sie sicher, dass alles perfekt läuft. Durch die hohe Skalierbarkeit lässt sich die Lösung dann sukzessive in die anderen Fachbereiche ausrollen. Durch die Einbindung in alle gängigen ERP-Systeme inklusive Datev können die Mitarbeiter die gewohnten Systeme weiternutzen. Auch eigenentwickelte ERP-Systeme können eingebunden werden.