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Gesellschaft für Microcomputervertrieb mbH
Carl-Severing-Straße 192
33649 Bielefeld
MICROTEC - Ihr KYOCERA Partner in Bielefeld
Überzahlungen vermeiden
Lieferanten und Bestellungen werden in digitalen Akten strukturiert, verwaltet und archiviert.
Einkauf und Buchhaltung haben jederzeit Zugriff auf alle Lieferantendaten und -dokumente.
Komfortable Suchmasken erleichtern die Suche nach Lieferanten und Bestellungen
Konsolidierte Ansichten von Terminen und Kontaktinformationen
Eindeutiger Auftragsstatus (bezahlt, geliefert, erledigt, Reklamation)
Schnelle Rechnungsbearbeitung und revisionssichere Archivierung
Alle Bestellinformationen im blick
Jeden Tag gehen Rechnungen ein, werden geöffnet, weitergeleitet und geprüft, bevor sie beglichen werden können. Die herkömmliche, händische Rechnungsprüfung, bei der häufig bis zu sechs Mitarbeiter eingebunden sind, ist zeitintensiv und kostet bares Geld in Form entgangener Skonti oder Mahnkosten.
Schneller und wirtschaftlicher geht es mit dem Kyocera Workflow Manager.Die vorkonfigurierte Lieferantenakte zentralisiert Lieferanten- und Bestellinformationen wie Artikel, Preislisten, Verträge, Produktinformationen und Bewertungen.
Aktuelle Inhalte sind für alle Abteilungen und Standorte verfügbar und ermöglichen schnelle und kompetente verlässliche Auskünfte bei Rückfragen zu Vorgängen oder Terminen.
Strukturierte Abläufe bei der Bearbeitung gewährleisten effiziente Teamarbeit und machen Rechnungsfreigabeprozesse transparenter, schneller und wirtschaftlicher. Durch den Zeitgewinn lassen sich Skonti ausschöpfen und Mahnkosten vermeiden.
Flexibilität durch manuellen Aufbau
Eingangsrechnungen, die mit dem Invoice Manager bearbeitet werden, werden neben der richtigen Lieferantenakte auch im PM Rechnungsbuch abgelegt. Auf diese Weise behält die Buchhaltung zu jeder Zeit den vollständigen und detaillierten Überblick über alle Rechnungen zu einem bestimmten Lieferanten, die gerade in Bearbeitung sind.
Neben den Metadaten der Rechnung wie Rechnungsbetrag, -datum oder -nummer kann die Buchhaltung auf Knopfdruck sehen, wo sich eine Rechnung im Prüfungs- und Freigabeprozess befindet und welcher Mitarbeiter das Dokument gerade bearbeitet. Da die Rechnungsbeträge summiert werden können, lässt sich über das digitale Rechnungsbuch auch der zukünftige Cashflow prognostizieren.
Mit dem Invoice Manager Basic wird der Eingangsrechnungsprozess digitalisiert und weitgehend automatisiert. Eingehende Rechnungen werden entweder aus einem E-Mail-Postfach abgeholt oder als Papierrechnung gescannt und erfasst. Die Lösung prüft dabei automatisiert, ob es sich um eine elektronische Rechnung nach § 14 UStG handelt. Anschließend werden die Eingangsrechnungen klassifiziert und elektronisch ausgelesen. Wahlweise werden dabei Metadaten gegen Datenbanken verifiziert oder aus Datenbanken ausgelesen und im Prozess weitergegeben.Im Prozess der Rechnungsprüfung können Rechnungen auch automatisiert mit Bestellungen verglichen werden.
Der Prüf- und Freigabeprozess der Rechnung erfolgt gemäß der Unternehmensvorgaben. Auf Wunsch sind auch Kontierung bis auf die Positionsebene, die Erstellung eines Buchungssatzes und die Übergabe des Buchungssatzes an das Buchungssystem möglich. Gleichzeitig werden die Rechnungen in der richtigen Lieferantenakte des Kyocera Workflow Managers abgelegt und auch der Status des Rechnungsprüfungsprozesses ist jederzeit abrufbar.
Seit über 35 Jahren
Über 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beraten und installieren Systeme in komplexen IT-Infrastrukturen. Die Zentrale des Unternehmens sitzt in Bielefeld. Wir verfügen außerdem über eine Geschäftsstelle in Hameln.
Unser Fokus liegt im Bereich der Print-Output-Lösungen. Die Papierausgabe ist eine der kostenintensivsten Bereiche in der IT-Technik. Gern beraten wir Sie und Ihr Unternehmen hinsichtlich der Effizienzsteigerung und Kostensenkung, da sich hier ein erhebliches Einsparpotential für Druck- und Kopierkosten verbirgt. Wir bieten Ihnen Lösungen zur Kostenoptimierung ohne Qualitätsverlust.
Wir arbeiten kompetent und herstellerunabhängig. Die technische und fachliche Betreuung erfolgt durch unsere sieben herstellerübergreifend geschulten Mitarbeiter. Setzen Sie auf unsere Erfahrung!
Microtec ist ein Unternehmen der HorstmannGroup.
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